Mejora tu eficiencia y la de tu empresa  optimizando cómo hacemos las tareas

Una vez que hemos eliminado las tareas que aportan poco valor o no son importantes respondiendo a las preguntas: ¿qué hacemos? y ¿para qué lo hacemos?, el siguiente paso para mejorar nuestra eficiencia es cuestionar cómo estamos realizando la tarea para encontrar formas más eficientes de realizarla.

A continuación vamos a encontrar algunas iniciativas para mejorar cómo hacemos la tarea:

La concentración en la tarea:

Para mejorar la eficiencia debemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a realizar la tarea que necesitamos completar. Evitar las interrupciones y el síndrome de la “ventana abierta” (saltar de una aplicación a otra en el PC).

Esta situación es aplicable a una función donde realizamos varias tareas. En algunas profesiones, la concentración en la tarea está muy institucionalizada. Por ejemplo: el agricultor no deja el tractor para asistir a una reunión, el cirujano no sale del quirófano para revisar sus correos electrónicos o el profesor no abandona la clase para preparar un informe.

Especialización en la tarea:

La iniciativa para mejorar la eficiencia consiste en distribuir las tareas según la complejidad y la experiencia requerida para realizarla. Entre 2 y 3 niveles de expertos debe ser suficiente. Con esta estructura asignamos recursos a estos niveles según su experiencia para tener a la persona adecuada en cada puesto.

Con esta forma de organizar el trabajo evitamos tener a profesionales sobrecualificados realizando tareas que requieren menos experiencia. Beneficios:

  • reducimos costes,
  • mejoramos la eficiencia
  • disponemos de oportunidades para promocionar a los empleados en su carrera profesional.

Ejemplo: un centro de atención al cliente. En el nivel 1 la tarea principal es recibir la llamada y resolver el caso cuando sea posible. Si esta persona requiere más tiempo o conocimientos pasa el caso al nivel 2. En este nivel el tiempo de resolución no es tan apremiante y pueden dedicar tiempo a investigar. En caso de que la solución requiera intervención de técnicos más preparados pasa el caso al nivel 3 para su resolución.

Objetivo:  tener cada puesto de trabajo ocupado por el recurso más eficiente.

Incorporar al empleado en la mejora de la tarea:

Quien mejor conoce cómo se hace una tarea es quien la realiza a diario. Estas personas, principalmente los trabajadores del conocimiento, son las más indicadas para identificar cómo mejorar la tarea para ganar eficiencia.

Aprender y enseñar:

Consiste en aprender y hacer mejor aquello que ya hacemos bien. Es el principio de la mejora continua aplicada a la mejora de la eficiencia.

Una forma de aprender y mejorar es enseñando. Las personas con conocimientos mejora su rendimiento y aprende más cuando enseña. La empresa debe convertirse en una organización que aprende y, también, en una organización que enseña.

Amplía información sobre mejora continua en este enlace

Si estás interesad@ en diseñar e implementar iniciativas para mejorar la eficiencia en tu organización, contacta conmigo y estaré encantado de poder comentarlo personalmente.