Mejora tu productividad y la de tu organización utilizando estas claves en la dirección de reuniones

Las reuniones ocupan una parte considerable del día de cualquier líder. Si queremos realizar una buena gestión de nuestro tiempo, es importante que las reuniones sean eficaces. Para ello debemos dirigir las reuniones utilizando buenas prácticas.

Un concepto muy unido a la dirección de reuniones es la de “facilitar” reuniones.

La principal diferencia entre dirigir y facilitar es el nivel de implicación del líder de la reunión. Cuando dirige es líder y además participa como un miembro más de la sesión. Está centrado en el “proceso” y en el “contenido” de la reunión. Cuando facilita su misión es asegurar que los participantes logran sus objetivos y su función se centra en el “proceso” solamente.

En esta página vamos a centrarnos en las técnicas y herramientas de facilitación y dirección de reuniones, ya que, principalmente, el  líder necesita conseguir resultados de los participantes de la reunión.

Las reuniones son o no son eficaces dependiendo del “proceso”, no solamente del “contenido” de la sesión.

Indudablemente, una reunión con un buen “proceso” pero un “contenido” pobre consigue resultados mediocres. Generalmente esto ocurre cuando los participantes no están preparados o no son los adecuados para la sesión de trabajo.

Claves de la dirección de reuniones eficaces:

comprender las diferencias y similitudes entre dirigir y facilitar una reunión

conocer los conceptos generales sobre facilitación: rol, contenido y proceso

realizar las siguientes tareas:

  • antes de la reunión:
    • definir los objetivos y diseñar la reunión:  utilizar las 3 P:
      • Propósito (objetivo: decidir…, informar…, )
      • Proceso: cómo vamos a desarrollar el tema: pasos a seguir, quién lo lidera, durante cuánto tiempo, herramientas a utilizar…
      • Producto: resultado a obtener de este tema. Ej.: decisión sobre cuándo lanzar el nuevo producto
    • preparar la sesión: material necesario, documentación…
  • durante la reunión:
    • ser consciente de las fases del desarrollo del grupo de participantes para poder actuar de forma adecuada a cada una de ellas y mover al grupo a la fase siguiente hasta llegar a ser un grupo eficaz.
    • reconocer las actitudes y los roles que pueden adoptar los participantes para poder actuar de forma adecuada a cada situación
    • utilizar técnicas y herramientas para liderar la reunión y conseguir los objetivos establecidos
    • aplicar técnicas de facilitación de reuniones
  • después de una reunión:
    • enviar las actas de la reunión indicando los acuerdos y las acciones identificadas (quién, hace qué y cuándo).

Si estás interesad@ en mejorar las habilidades de dirección de reuniones eficaces en tu organización, contacta conmigo y estaré encantado de poder comentarlo personalmente.