Desarrollar el plan de formación de tu empresa

7 elementos esenciales para identificar y alinear el plan de formación y las necesidades de tu empresa

Desarrollar el plan de formación en tu empresa es un reto pero no es necesariamente complicado. Siguiendo este modelo compuesto por 7 elementos esenciales para definir el plan de formación y necesidades de tu empresa vas a conseguir mejorar el aprendizaje de tu equipo y el rendimiento de tu organización.

Dependiendo de la situación actual de tus iniciativas de formación y de las necesidades de tu proyecto puedes empezar por el elemento del modelo más adecuado en tu caso.

Relación de los 7 elementos del modelo para identificar el plan de formación y necesidades de tu empresa

1- definir el mapa de formación

2- qué debemos saber para poder hacer y con qué actitud

3- audiencia: para quién está destinada esta formación

4- marketing: cómo va a ser la experiencia de aprendizaje

5- identificar el retorno de la inversión en formación

6- definir el equipo de formación

7- definir el ámbito y el plan del proyecto de formación

1- definir el mapa de formación

Este mapa proporciona al equipo una idea clara de dónde están, hacia dónde van y cuál es el paso siguiente. El objetivo es dar visibilidad del largo plazo y de la estructura de la formación requerida para conseguir las competencias requeridas en el proyecto.

Preguntas de este elemento:

1. ¿En qué situación tenemos nuestro plan de formación?
2. ¿Cuáles son los objetivos de mi organización y cómo vamos a alinear nuestros objetivos de formación?
3. ¿Cuáles son las prioridades para desarrollar las acciones formativas?
4. ¿Cuáles serán los objetivos de nuestro equipo de formación?
5. ¿Dónde tenemos carencias o duplicidades en nuestras acciones formativas actuales?
6. ¿Cómo vamos a agrupar y crear la estructura de nuestros cursos actuales y futuros?
7. ¿Cómo vamos a conocer las mejores prácticas del programa de formación de otras empresas?

2- qué debemos saber para poder hacer y con qué actitud: ¿cuáles son los objetivos de cada acción formativa?

Este elemento permite al equipo de formación identificar y categorizar qué conocimientos y habilidades deben mejorar los participantes en cada acción formativa.

Comprender qué debemos saber y poder hacer nos facilita que los componentes de las acciones formativas se complementen y, en algunos casos, ayuda a priorizar y secuenciar el plan de formación.

Desarrollar la actitud adecuada para adquirir competencias y aplicarlas en el puesto de trabajo es fundamental para asegurar la eficiencia en el desempeño de la tarea.

Preguntas de este elemento:

1. ¿Qué queremos que los participantes aprendan en cada acción formativa?
2. ¿Qué queremos que los participantes sean capaces de hacer después de cada acción formativa?
3. ¿Qué actitudes queremos que tengan en el puesto de trabajo los participantes?

3- audiencia: para quién está destinada esta formación

Una buena y correcta definición de a quién está dirigida cada acción formativa es imprescindible para conseguir eficiencia en los planes de formación.

En una organización pequeña es posible diseñar un plan de formación para cada individuo. En organizaciones grandes es muy improbable llegar a este nivel de individualización pero es necesario llegar a comprender la necesidades de formación de los integrantes de la organización.

Preguntas de este elemento:

1. ¿Cuál es la edad media de los participantes?
2. ¿Cuál es su nivel de formación académica?
3. ¿Qué esperan o quieren aprender?
4. ¿Qué se ha hecho hasta ahora en la organización en cuanto a iniciativas de aprendizaje?
5. ¿Cuál es el estilo de aprendizaje preferido?

4- marketing: cómo va a ser la experiencia de aprendizaje

En este contexto, el marketing está relacionado con cómo los participantes van a evaluar las acciones formativas después de realizadas. Consiste en el tipo de experiencia que los participantes van a tener.

Su consideración en esta fase consiste en alinear qué experiencia queremos que tengan los participantes con su percepción una vez completada la acción formativa. Para ello, el diseño de los contenidos, actividades y dinámica son clave para conseguir la percepción deseada.

Preguntas de este elemento:

1. ¿Qué tono va a predominar al impartir la acción formativa: divertida, seria, tranquila, participativa?
2. ¿Qué estilos de aprendizaje va a considerar?

5- identificar el retorno de la inversión en formación

Qué vamos a conseguir, a qué coste y cómo sabemos que lo hemos conseguido.

Los 5 niveles de la evaluación de la formación:

1- satisfacción y experiencia del participante (evaluación de la acción formativa)

2- aprendizaje adquirido (evaluación de conocimientos antes y después de la acción formativa)

3- impacto: aplicación de los conocimientos en el puesto de trabajo

4- resultados en la organización (productividad, reducción de costes, mejora calidad, retención empleados…)

5- retorno de la inversión (impacto en métricas de negocio)

Preguntas de este elemento:

1- ¿Cuáles son los objetivos ROI?

2- ¿Qué métricas vamos a medir?

3- ¿Cómo vamos a medir cada métrica?

4- ¿Cuándo vamos a medir cada métrica?

5- ¿ Cómo y a quién vamos a informar de estas métricas y ROI?

6- definir el equipo de formación

Es necesario identificar quién realizará cada tarea. Una parte del análisis de necesidades consiste en determinar qué roles y funciones son requeridos y quién los cubrirá.

Preguntas de este elemento:

1. ¿Qué tareas requieren ser realizadas?
2. ¿Qué roles y funciones son necesarios para completar esas tareas?
3. ¿Quién puede cubrir estas funciones?
4. ¿Qué otros recursos son necesarios?

7- definir el ámbito y el plan del proyecto de formación

Consiste en determinar qué conceptos y material entran en las acciones formativas y aquellos que no se van a incorporar, en este momento, a la acción formativa. Hay que tener en cuenta las limitaciones que tenemos a la hora de seleccionar el material y los recursos a utilizar. También incluye el desglose de pasos y tareas requeridas para producir el material necesario para conseguir los objetivos del plan de formación.

El plan del proyecto incluye la planificación, el plan de riesgos, de calidad y el plan de comunicación.

Preguntas de este elemento:

1. ¿Cuál es el presupuesto de este proyecto?
2. ¿De qué material y recursos disponemos actualmente?
3. ¿Dónde vamos a almacenar el material cuando lo tengamos disponible?
4. ¿Qué operativa es necesaria?
5. ¿Fechas de inicio, finalización e hitos importantes del proyecto?
6. ¿Cómo vamos a comprobar y asegurar la eficacia del plan antes de iniciar su implantación?
7. ¿Qué debemos comunicar, cómo, a quiénes y cuándo?
8. ¿Qué riesgos tenemos para preparar el plan y cómo vamos a mitigar o eliminar estos riesgos?

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