Gestión de riesgos en un proyecto: evitar sorpresas.

Los peligros que pueden aparecer durante la vida de un proyecto son múltiples. La mayoría de los directores de proyectos consideran que es poco probable que ocurran algunas sorpresas desagradables y, si luego sucede, no están condiciones de reaccionar de la forma más eficaz. Las sorpresas pueden venir de empleados clave que fallan por diferentes motivos, proveedores que no cumplen los plazos, clientes que solicitan cambios a última hora…

Principales riesgos a considerar:

Riesgos con el equipo:

• Ausencias de miembros clave del equipo. Las causas pueden ser múltiples:  enfermedad, cambio de empresa, de proyecto…,
• Faltan conocimientos especializados. Durante la ejecución del proyecto detectamos carencia en los conocimientos requeridos o en la experiencia necesaria. La consecuencia es que las tareas se van retrasando y la posibilidad de recuperar el retraso es muy bajo.
• Conflictos. Trabajar diferentes personas en un proyecto se presta a que aparezcan conflictos que perjudican el avance del proyecto. La energía y el tiempo se desvían hacia la resolución de estas situaciones en lugar de hacer progresar el desarrollo del proyecto.

Riesgos en el entorno:

• Internos en la empresa. El proyecto se encuentra impactado por problemas de la empresa como pueden ser bajada de ventas, entrada de competidores en el mercado, cambios de organización…
• Falta de apoyo. El proyecto tiene una baja prioridad en el Comité de Dirección. 
• Falta de estabilidad. Cambios en la organización del proyecto o en la empresa repercuten fácilmente en el desarrollo del proyecto.

Riesgos en la planificación:

• Estimación de tiempo o costes de las tareas demasiado ajustada. Si la planificación es muy ajustada cualquier imprevisto pone en riesgo cumplir con los plazos acordados.
• Actividades no consideradas. Se pasan por alto actividades importantes durante la planificación del proyecto. Reuniones, viajes, validaciones…
• Falta coherencia en la planificación. La dependencia de tareas no es correcta, las fases, esfuerzo y el empleo de los recursos no está bien definida, hay sobrecarga en alguno de los recursos.

Riesgos en la ejecución:

• Dependencia con otros proyectos. Si estos otros proyectos se retrasan o cancelan impactan de forma importante en nuestro proyecto.
•  Excesiva solicitud de cambios. Algunas peticiones de cambios tienen una consecuencia en costes y tiempos que deben ser cuestionados o aprobados cambiando las estimaciones iniciales.
• Larga duración del proyecto. Los costes pueden verse alterados por cambios en el mercado: incremento de precios de materiales, carencia de equipos clave, rotación de empleados…

Riesgos tecnológicos:

• Nuevas tecnologías. En proyectos innovadores se utilizan tecnologías que no siempre están lo suficientemente probadas y pueden adolecer de fallos propios de los prototipos.
• Falta de viabilidad. Al desarrollar el proyecto y hacer pruebas de esfuerzo, volumen, resistencia… se puede llegar a una situación donde la solución técnica no permite cumplir con los requerimientos acordados.
• Disponibilidad de los recursos. Herramientas, equipos, máquinas, infraestructura o entornos de prueba e integración no están disponibles cuando se necesitan.

Pasos de la gestión de riesgos

Paso 1: identificar los riesgos

La gestión de riesgos empieza por conocer dónde tenemos los riesgos en el proyecto. Una definición de los riesgos incluye:

• descripción: el suceso o situación que provoca que el proyecto entre en riesgo. Ej.: el cliente no está disponible en situaciones críticas.
• causa: el responsable de ventas se ausenta con frecuencia por viajes
• impacto: no se toman las decisiones necesarias en el momento requerido

Paso 2: valorar los riesgos

Analizamos los riesgos respondiendo a estas 2 preguntas:

• ¿Qué probabilidad hay de que ocurra este riesgo?  podemos utilizar estas 5 dimensiones: muy baja, baja, media, alta, muy alta
• ¿Qué importancia tienen los daños que causaría? utilizamos las mismas dimensiones anteriores.

Paso 3: adoptar medidas preventivas

El plan de acción para gestionar cada riesgo tiene las siguientes opciones:

• eliminar el riesgo: mediante alguna medida preventiva el riesgo ya no puede ocurrir.
• mitigar el riesgo: consiste en un plan de emergencia donde los daños van a ser reducidos y asumibles.
• transferir el riesgo: mediante un contrato o acuerdo se traslada el riesgo a un tercero, por ejemplo, un proveedor que se hace responsable de las posibles consecuencias.
• asumir el riesgo: no se toma ninguna medida, bien porque las consecuencias y la probabilidad sean bajas, o bien, porque los costes de las medidas preventivas son demasiado altos.

Paso 4: vigilar los riesgos

El responsable del proyecto debe establecer alertas para poder tomar decisiones antes de que el riesgo sea convertido en un problema.

Los riesgos evolucionan durante la vida del proyecto, por tanto, es un ejercicio conveniente el revisar los riesgos para eliminar o incluir de acuerdo a la situación actual.

Este vídeo de 32 minutos es un excelente resumen de la gestión de riesgos de un proyecto: 

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