Reconocer señales tempranas de alerta

Dirección de proyectos: fase 1.3 interpretar correctamente y reconocer las señales tempranas de alerta

Cuando un proyecto fracasa, las causas pueden identificarse en un anális posterior. Es un buen ejercicio para evitar errores futuros pero para nuestro proyecto ya es muy tarde.

Los proyectos se van en el tiempo durante las primeras semanas o meses del proyecto. Se detecta el retraso a partir de la mitad del proyecto o en su último tramo.

Para mitigar o evitar estas «sorpresas» el director del proyecto debe estar atento a señales que pueden indicar que el proyecto está en riesgo.

Señal de alerta 1: euforia y optimismo

Se habla del proyecto con entusiasmo, casi con euforia. No debemos confundirlo con la motivación inicial. Esta situación es una tentación para que los implicados se salten normas, retrasen tareas, pierdan el tiempo en celebraciones innecesarias.

El director de proyecto debe realizar un seguimiento cercano del plan del proyecto, si hay desviaciones con las tareas realizadas o la situación del proyecto: identificar las causas y establecer planes de acción si son necesarios.

Señal de alerta 2: falta de apoyo de la dirección

Esta situación dificulta las decisiones necesarias que se pueden aplazar o ni tan siquiera se llegan a tomar. Las prioridades no están claras y el proyecto puede perder su rumbo.

Si el proyecto no es considerado importante por parte de la dirección, la integración y la colaboración de diferentes departamentos será difícil o imposible.

Acciones del director de proyecto:

• asegurar que el proyecto tiene un patrocinador interno («sponsor»)
• acordar con el patrocinador la forma de colaborar, implicación en la toma de decisiones y la resolución de problemas.
• mantener una relación transparente con el patrocinador fomentando la confianza mutua.
• animar y utilzar al patrocinador para que se involucre personalmente en el proyecto.

Señal de alerta 3: faltan conocimientos de negocio o técnicos

«Los conocimientos se pueden adquirir en caso de necesidad». Esta creencia nos puede llevar a empezar el proyecto sin que el equipo tenga los conocimientos suficientes para asegurar el éxito del proyecto.

Cuando los miembros del equipo trabajan con conocimientos parciales, las discusiones pueden derivar hacia temas laterales, surgen puntos de vista dispares y los integrantes tienen una visión diferente de los requerimientos del proyecto.

En casos donde la carencia de conocimientos de negocio o técnicos es recomendable incorporar temporalmente a expertos, bien internos o externos. Es la forma de asegurar el avance correcto del proyecto mediante directrices adecuadas y formar a integrantes del equipo para continuar con el desarrollo del mismo.

Señal de alerta 4: objetivos poco claros y divergentes

Para asegurar que los objetivos están bien definidos, comprendidos por los implicados y apoyados por la dirección es importante que el director de proyecto los presente en detalle y los discuta con las personas clave del proyecto (del equipo, cliente, patrocinador, implicados).

Cada objetivo debe ser comentado y discutido hasta llegar a una definición que no dé margen a la interpretación. También es importante dejar claro qué no forma parte del proyecto.

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