De la idea al proyecto

Dirección de proyectos: fase 1.1: cómo de una idea surge un proyecto

Una de las primeras tareas de la dirección de proyectos consiste en realizar un mapa con el esbozo del proyecto. Sirve para proporcionar a los implicados una orientación inicial, el objetivo a lograr y una dirección a seguir.

Pasos de la fase 1 de la dirección de un proyecto:

Paso 1: definir los objetivos del proyecto

Consiste, principalmente, en responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué quiere exactamente el cliente?
• ¿Qué espera conseguir con este proyecto?
• ¿Para quién realizamos el proyecto, quiénes son los beneficiarios, a quién afecta, quién es el cliente?
• ¿Para qué sirve el resultado del proyecto, qué debemos conseguir con estos resultados?
• ¿Cómo y cuándo sabemos que el proyecto ha sido un éxito, cómo medimos el éxito?

Paso 2: determinar los datos clave

• Extensión del proyecto:
  • ¿qué resultados se deben conseguir?
  • ¿alcance: qué incluye y qué queda fuera de este proyecto?
• Tiempos del proyecto:
  • ¿Cúando tienen que estar disponibles los resultados?
  • ¿Qué hitos se deben cumplir?
  • ¿Cúales son los plazos esperados?
• Coste del proyecto:
  • ¿Cuál es el presupuesto?
  • ¿Qué recursos tenemos disponibles?
  • ¿Cuál es la estructura de costes del proyecto?

Paso 3: establecer prioridades

Preguntar al cliente ¿qué es lo importante para él? suena bien casi nunca funciona. Si preguntamos ¿es más importante la calidad o el coste? la respuesta habitual es «¡ambos!».

Preguntas alternativas:

• ¿Qué es inamovible del proyecto (ej,: plazo de finalización)
• ¿Dónde intentamos conseguir lo óptimo? (ej.: en los costes)
• ¿Dónde tenemos la mayor flexibilidad? (ej.: en la calidad)

Paso 4: redactar el núcleo de la misión del proyecto

Consiste en redactar en unas pocas líneas de texto, la misión del proyecto en un máximo de 4-5 frases donde establecemos:

• qué hace el proyecto
• el objetivo a lograr
• el resultado a conseguir
• cuándo se obtendrá el resultado
• quién se beneficia

Ejemplo: diseño y desarrollo de una aplicación de ventas basada en un software estándar en un plazo de 6 meses. El objetivo es automatizar la gestión de rutas de los comerciales para optimizar las visitas y el tiempo dedicado a desplazamientos. Esta aplicación será utilizada por los 30 comerciales de la empresa y estará disponible y actualizada desde dispositivos móviles.

Paso 5: documentar el esbozo del proyecto

Ya tenemos desarrollados los objetivos, determinados los datos clave y las prioridades que forman parte de los cimientos del proyecto.

Esta información la documentamos para su posterior revisión, para ser utilizada por nuevos integrantes o cambios de recursos en el proyecto.

Este vídeo de 4 minutos describe de forma sencilla las fases de un proyecto según PMI

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