Planificar con herramientas sencillas

Planificación de un proyecto: utilizar herramientas sencillas. La base de la planificación.

«Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo». Eisenhower.

En una primera etapa, para realizar estimaciones de tiempos y costes, planificamos el proyecto a grandes rasgos.

Partiendo de los objetivos del proyecto, lo descomponemos en fases, hitos, tareas para responder a las preguntas: ¿qué camino debemos seguir? ¿qué actividades son necesarias? ¿cuánto esfuerzo requiere cada actividad? y ¿cuántos recursos necesitamos?

Herramienta 1: el plan de hitos. El proyecto en un vistazo

Consiste en la estructura del proyecto a un nivel superior. Un hito considera que las actividades anteriores necesarias para entregar o cumplir con el hito han sido finalizadas. El hito tiene solamente 2 situaciones: completado o no completado. Ejemplo: aprobación de la fase de diseño, entrega de la documentación de usuario…

Un retraso o adelanto de la fecha de cumplimiento de un hito repercute en los hitos siguientes y, por tanto, en las siguientes actividades. Durante el seguimiento del proyecto vamos actualizando las fechas estimadas de logro de los hitos.

Herramienta 2: el plan estructural de fases y tareas

Partiendo de las fases y sus hitos vamos identificando las actividades y tareas necesarias para conseguir estos hitos.

La estructura resultante constituye un componente clave del proyecto: organiza el trabajo del equipo en paquetes de trabajo manejables. En el nivel más bajo indicamos el esfuerzo, costes y el tiempo estimado que vamos agrupando en los niveles superiores.

Nivel 1: resumen del proyecto en su totalidad.

Nivel 2: subproyectos o fases

Nivel 3: paquetes de trabajo

Herramienta 3: el cronograma

El paquete de trabajo del plan estructural es el elemento más pequeño del proyecto. Responde a las preguntas: quién, hace qué, cuándo, dónde.

La estimación de cada tarea empieza con el esfuerzo (número de horas) requerido para completarla. Con este dato, si tenemos:

• limitación de tiempo: calculamos el número de personas requeridas para realizar la tarea en el tiempo requerido. Dividimos el esfuerzo por 8 horas diarias y tenemos los recursos requeridos.
• limitación de recursos: calculamos el tiempo necesario (calendario) dividiendo el esfuerzo por el número de recursos disponibles.

Para realizar una estimación realista debemos utilizar nuestra experiencia en proyectos anteriores. Consultar con expertos, comparar con estimaciones de productividad del mercado, considerar factores de desviación debido a falta de conocimientos técnicos, experiencia en proyectos, vacaciones, formación, reuniones no planificadas…

Herramienta 4: dependencias entre tareas

Entre las tareas puede existir alguna de estas dependencias:

• tarea B debe comenzar después de completar la tarea A
• tarea A y la B deben empezar a la vez
• tarea A y B deben terminar a la vez
• no hay dependencia entre las tareas A y B

La técnica del PERT es útil cuando el proyecto es muy complejo. Actualmente, existen aplicaciones informáticas que resuelven la dificultad de plasmar en un diagrama las tareas con sus dependencias. Ejemplo: Microsoft project 

Herramienta 5: diagrama de Gantt. La representación gráfica

El diagrama de Gantt visualiza el desarrollo estructural del proyecto. Las tareas se dibujan sobre una línea temporal en forma de barra que pueden vincularse a través de flechas seguiendo la dependencia entre tareas.

Podemos guardar la primera versión aprobada de la planificación como línea base que nos servirá para comparar lo planificado con lo realizado.

La línea base solamente se actualiza cuando hay una nueva versión aprobada de la planificación.

En este vídeo de 6 minutos puedes comprender qué es y cómo se construye un diagrama de Gantt sencillo. Faltan las dependencias entre tareas que puedes añadir posteriormente.

Más información sobre dirección de proyectos en este enlace.

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