Mejora tu productividad y la de tu organización utilizando estas claves en la dirección de reuniones
Las reuniones ocupan una parte considerable del día de cualquier líder. Si queremos realizar una buena gestión de nuestro tiempo, es importante que las reuniones sean eficaces. Para ello debemos dirigir las reuniones utilizando buenas prácticas.
Un concepto muy unido a la dirección de reuniones es la de «facilitar» reuniones.
La principal diferencia entre dirigir y facilitar es el nivel de implicación del líder de la reunión. Cuando dirige es líder y además participa como un miembro más de la sesión. Está centrado en el «proceso» y en el «contenido» de la reunión. Cuando facilita su misión es asegurar que los participantes logran sus objetivos y su función se centra en el «proceso» solamente.
En esta página vamos a centrarnos en las técnicas y herramientas de facilitación y dirección de reuniones, ya que, principalmente, el líder necesita conseguir resultados de los participantes de la reunión.
Las reuniones son o no son eficaces dependiendo del «proceso», no solamente del «contenido» de la sesión.
Indudablemente, una reunión con un buen «proceso» pero un «contenido» pobre consigue resultados mediocres. Generalmente esto ocurre cuando los participantes no están preparados o no son los adecuados para la sesión de trabajo.
Claves de la dirección de reuniones eficaces:
comprender las diferencias y similitudes entre dirigir y facilitar una reunión
conocer los conceptos generales sobre facilitación: rol, contenido y proceso
realizar las siguientes tareas:
antes de la reunión:
- definir los objetivos y diseñar la reunión: utilizar las 3 P:
- Propósito (objetivo: decidir…, informar…, )
- Proceso: cómo vamos a desarrollar el tema: pasos a seguir, quién lo lidera, durante cuánto tiempo, herramientas a utilizar…
- Producto: resultado a obtener de este tema. Ej.: decisión sobre cuándo lanzar el nuevo producto
- preparar la sesión: material necesario, documentación…
- decidir los participantes requeridos
- preparar y enviar la convocatoria de la reunión con su agenda
durante la reunión:
- ser consciente de las fases del desarrollo del grupo de participantes para poder actuar de forma adecuada a cada una de ellas y mover al grupo a la fase siguiente hasta llegar a ser un grupo eficaz.
- reconocer las actitudes y los roles que pueden adoptar los participantes para poder actuar de forma adecuada a cada situación:
Roles de acción:
Impulsor: Retador, dinámico, trabaja bien bajo presión. Tiene iniciativa y coraje para superar obstáculos.
Implementador: Práctico, de confianza, eficiente. Transforma las ideas en acciones y organiza el trabajo que debe hacerse.
Finalizador: Esmerado, concienzudo, ansioso. Busca los errores. Pule y perfecciona.
Roles sociales:
Cohesionador: Cooperador, perceptivo y diplomático. Escucha e impide los enfrentamientos.
Coordinador: Maduro, seguro de sí mismo, identifica el talento. Aclara las metas. Delega bien.
Investigador de recursos: Extrovertido, entusiasta, comunicativo. Busca nuevas oportunidades. Desarrolla contactos.
Roles mentales:
Cerebro: Creativo, imaginativo, librepensador. Genera ideas y resuelve problemas difíciles.
Monitor Evaluador: Retador, dinámico, trabaja bien bajo presión. Tiene iniciativa y coraje para superar obstáculos.
Especialista: Entregado, independiente, con intereses limitados. Aporta cualidades y conocimientos específicos.
- utilizar técnicas de comunicación y herramientas para liderar la reunión y conseguir los objetivos establecidos
- aplicar técnicas de facilitación de reuniones
después de una reunión:
- enviar las actas de la reunión indicando los acuerdos y las acciones identificadas (quién, hace qué y cuándo).
Más información sobre dirección y liderazgo en este enlace
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