Dirección de proyectos: utiliza herramientas sencillas que te van a ayudar a entregar el proyecto en tiempo, con los costes previstos y la calidad acordada.
«No basta con saber, hay que usar. No basta con querer, se debe también hacer». Goethe.
Las grandes aplicaciones de software de gestión de proyectos, en general, dan buenos resultados sólo en estos dos casos excepcionales: en proyectos muy grandes y complejos y en empresas en las que los proyectos forman parte de su actividad diaria y tienen unos procesos maduros en la dirección de proyectos.
En general, podemos afirmar que cuando la planificación se realiza correctamente, basta con unas cuantas herramientas y procesos simples, pero eficaces, para mantener el desarrollo del proyecto bajo control con el mínimo esfuerzo posible.
Asegurar el desarrollo del proyecto con medios sencillos
Preguntas clave para dirigir el proyecto:
- ¿Cómo se puede controlar el progreso del proyecto e identicar los retrasos del plan en una etapa temprana?
- ¿Cómo podemos mantener una visión completa de todas las tareas a realizar y su situación en el proyecto?
- ¿Cómo puedo gestionar las solicitudes de cambio y evitar desviaciones supuestamente insignificantes terminen en impactar el coste y el plazo de entrega del proyecto?
- ¿Cómo podemos mantener controlados los riesgos identificados y evitar sorpresas desagradables?
- ¿Cómo puedo dejar constancia de todos los acontecimientos y decisiones importantes del proyecto de forma que pueda utilizarlos en momentos necesarios y poder realizar un seguimiento?
Herramiento 1: análisis de avance de tareas e hitos
El método se basa en la planificación inicial de tareas y el plan de hitos que ya ha sido definido y acordado con el cliente. Esta planificación inicial la utilizamos como línea base y solamente se cambia si hay acuerdo de replanificación con el cliente.
Consiste en una reunión semanal donde el equipo explica la situación de cada hito. Tareas realizadas, problemas encontrados, tareas pendientes y estimación de desviaciones, principalmente, retrasos.
- actualizamos la planificación con los avances realizados durante la semana. La línea de avance del proyecto es paralela a la línea base que se mantiene inamovible.
- identificamos el esfuerzo restante para completar cada tarea y actualizamos la planificación con esta nueva estimación.
- cuando esta nueva planificación afecta a la fecha de entrega debemos desarrollar un plan de acción que nos permita cumplir con los acuerdos.
Herramienta 2: formulario de cambios
Gestionar los cambios de requerimientos del proyecto se considera el proceso clave para evitar retrasos debidos a causas externas al proyecto.
Durante la vida del proyecto nos encontraremos con situaciones donde el cliente va a solicitar introducir cambios en los requerimientos iniciales. Al principio, las consecuencias son bajas cuando se trata de cambios pequeños. Conforme el proyecto avanza los cambios tienen mayor impacto en el desarrollo del mismo y es el momento de analizar las consecuencias de cada cambio.
La herramienta utilizada es el formulario de petición de cambio. Proceso a seguir para gestionar los cambios:
- definir el formulario de solicitud de cambios.
- analizar cómo afecta el cambio al proyecto: esfuerzo adicional, viabilidad, retrabajo, nuevas tareas…
- evaluar cada cambio, con la información del paso anterior, en cuanto a su impacto en el coste y en la planificación del proyecto
- aprobación por parte del cliente del impacto que supone el cambio.
- implementación. Significa replanificar el proyecto
Herramienta 3: registro de riesgos
El registro de riesgos se incluye como una herramienta básica para controlar el proyecto. Información sobre gestión de riesgos en este enlace.
Herramienta 4: documentación del proyecto
Durante la vida del proyecto se toman decisiones y se mantienen reuniones.
Mantener la documentación y un diario de lo sucedido en el proyecto. No consiste en una novela, simplemente anotamos decisiones, comentarios relevantes del equipo y del cliente, comunicaciones realizadas, opiniones o impresiones personales…
Video de 6 minutos donde se explica el seguimiento y control de un proyecto siguiendo PMBOK.
Más información sobre dirección de proyectos en este enlace
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