Planificación y gestión eficaz del tiempo

Claves para planificar y gestionar el tiempo de forma eficaz: 

Reconoce cómo lo haces y cómo deberías gestionar el tiempo

Comprende la evolución de la gestión del tiempo e identifica en qué fase te encuentras.

¿En qué fase estoy? ¿en qué fase necesito estar? ¿cómo puedo llegar a la situación deseada, qué tengo que hacer diferente?.

• no planifico: las tareas y las urgencias ocupan mi tiempo
• tengo una lista de tareas: organizadas en diferentes medios (post it, papeles…)
• llevo una agenda: anoto mis compromisos (reuniones, citas…)
• planifico y priorizo diferenciando lo urgente de lo importante. Utilizo un único sistema para gestionar citas y tareas. Dedico parte del día a realizar tareas importantes que me permitirán conseguir mis objetivos y reducir las tareas urgentes.

Identificar mis dificultades para gestionar el tiempo 

De esta forma puedo definir mi plan de acción para ser más eficientea. Posibles causas de mi ineficiencia:

• causas internas: basadas en mi comportamiento. Hacer varias cosas a la vez. No terminar una tarea e iniciar otra…
• causas externas: entorno, dinámica del equipo de trabajo, prioridades cambiantes… 
• mala organización: perfeccionismo, demasiadas tareas sin periodos de descanso
• los ladrones del tiempo:
  • Disciplina personal: es el punto más importante. Controla la puntualidad, respeta el horario marcado para las reuniones, tareas…, se consciente de las distracciones, etc.
  • Reuniones: es importante realizar solamente las imprescindibles y que se lleven a cabo con un orden del día que no permita que se vaya de un tema a otro. Amplía información sobre cómo dirigir reuniones eficaces en este enlace.
  • Correos, redes sociales, mensajería instantánea (WhatsApp) y teléfono: reserva un tiempo determinado a estas tareas, utiliza y contesta sólo lo imprescindible. Dedica a las conversaciones solamente el tiempo necesario. Estructura la comunicación para ser concreto y que los temas estén bien identificados.
  • Visitas no planificadas e interrupciones: emplaza al visitante al momento que sea más apropiado. Dedica el tiempo mínimo a atender a personas que interrumpen con sus problemas.
  • Desorden: se invierte menos tiempo en tener todo ordenado que en ordenar cuando se necesita encontrar algo importante. Además, se trabaja mejor en un entorno ordenado.
  • No tomar o posponer decisiones: toma las decisiones cuanto antes; en ocasiones será más eficiente decidir sin suficiente información. Las indefiniciones sólo generan más confusión
  • Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergencia). Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al aplazarlas.

Aplicar los conceptos de planificación, organización y control en mi entorno de trabajo.

• planificar: qué tengo que hacer, conseguir y cuándo
• organizar: quién y cómo lo voy a hacer
• controlar: realizar el seguimiento adecuado para asegurar que consigo los resultados deseados

Diferenciar lo urgente de lo importante

Es necesario comprender y utilizar el modelo de los cuatro cuadrantes para diferenciar las tareas urgentes y las importantes. Debo dedicar una buena parte del tiempo a gestionar el cuadrante II: las tareas importantes y no urgentes.

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite.

• Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite más cercana.
• Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que requiere más tiempo para completarla.
• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
• Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan.

• Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes.
• Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause consecuencias más graves en caso de no completarla.

Desarrollar un método para la gestión eficaz del tiempo

El proceso desde que nos llega la información y debemos darle un tratamiento, hasta el momento de dar por terminada la ejecución de la tarea:

• entrada de la información
• tratamiento
• organización
• revisión
• ejecución

Planificar y programar  el tiempo en línea con los objetivos a corto, medio y largo plazo

Este vídeo contiene la canción de Silvio Rodriguez «Fábula de los 3 hermanos» donde podemos reconocer las consecuencias y la importancia de gestionar el largo, corto y medio plazo.

Utilizar herramientas que facilitan una gestión del tiempo eficaz

Algunos ejemplos de herramientas que ayudan a gestionar el tiempo de forma más eficiente:

Basecamp

Esta herramienta es todo un referente cuando se trata de aumentar la productividad, además, es perfecta para la gestión de proyectos en grupo o individuales,  ya que está cargado con un montón de características útiles para mejorar la gestión y organización de las tareas y medir la productividad, junto con una serie de otras funcionalidades.

Basecamp permite:

• • Compartir información entre los equipos

• • Aclarar e iniciar discusiones

• • Organizar y almacenar archivos

• • Realizar un seguimiento del proceso

• • Afianzar que las cosas van según lo previsto

Google Calendar

Con esta herramienta podrás llevar un control de tu día a día sin perder ni un detalle, ya que sus notificaciones te recordarán cada uno de los eventos u ocasiones que tengas a lo largo del día, pudiendo crear infinidad de calendarios y compartirlos con cualquier persona.

Google Calendar te permite;

• Diseñar tu propio calendario

• Consultar un resumen de tus eventos diarios en tu correo electrónico

• Trabajar sin conexión

• Crear varios calendarios y compartirlos

• Agregar herramientas y productos de google (Gmail, Tasks…)

Rescue Time

Esta aplicación puedes instalarla en tu ordenador, navegador o dispositivo móvil. Una vez instalada (lo ideal es hacerlo en todos los dispositivos que uses al cabo del día), la aplicación se encargará de monitorizar en qué inviertes tu tiempo al cabo del día. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has consultado tu teléfono.

Las categorías de qué cosas son productivas o improductivas las puedes editar (las redes sociales pueden ser improductivas salvo que seas un Community Manager, por ejemplo).

Definir un plan de acción individual para mejorar la capacidad para gestionar el tiempo y lograr los objetivos establecidos.

Más información sobre habilidades profesionales en este enlace

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