Optimizar tiempos y costes

Dirección de proyectos: fase 2.2 reducir los tiempos de desarrollo y optimizar los costes en la planificación de un proyecto

«Cuanto más ridículos sean los plazos de entrega, más probabilidad tenemos de incumplirlos». Experiencia del director de proyectos.

Tiempo = coste

Si has planificado el proyecto de manera realista no puedes eliminar 2 meses de desarrollo solamente porque tu dirección o el cliente te lo solicite. Es el momento en el que el responsable del proyecto debe argumentar y defender su planificación y comunicar las consecuencias de reducir el plazo sin contrapartidas (reducción de funcionalidad o incorporación de recursos adicionales).

El excel o la herramienta de planificación que utilices lo aguanta todo. En este momento, planificación, puedes diseñar el cronograma como sea necesario que no vas a tener mayor problema (acortas tiempos de tareas y la herramienta recalcula). El problema lo puedes tener después cuando no puedas cumplir con las estimaciones ajustadas.

Recomendación: establece márgenes temporales inteligentes

Una planificación debe ser realista, el riesgo de incurrir en desviaciones está implícito en un proyecto. Incluir cierto margen de tiempo para imprevistos es una buena práctica.

Un responsable de proyecto experimentado tiene habilidad para, como por arte de magia, hacer aparecer una reserva de tiempo o dinero en situaciones complicadas. Así como recurrir a un experto para completar una tarea retrasada.

Optimizar el plan

En bastantes situaciones, la realidad fuerza a tener que ajustar el plan. Bien porque tu director o tu cliente no acepta la planificación inicial o porque durante el desarrollo el proyecto ha incurrido en un retraso importante.

Llegados a este punto se requiere optimizar el plan inicial para poder entregar el proyecto en tiempo y coste. Es el momento de reunirte con tu equipo y trabajar sobre los siguientes puntos:

• ¿hay alguna reserva de tiempo que podamos reducir o eliminar totalmente?
• ¿podemos dejar de hacer alguna tarea sin poner en riesgo el resultado del proyecto?
• ¿hay alguna tarea que podamos realizar con menos tiempo del previsto?
• ¿podemos realizar algunos trabajos en paralelo en lugar de esperar a que termine el anterior?
• ¿qué fase o funcionalidad requiere más esfuerzo y está en el camino crítico del proyecto? ¿podemos dedicar un tiempo adicional para reducir su tiempo de ejecución?
• ¿ayuda incorporar más recursos? ¡¡¡Cuidado porque 9 mujeres no pueden dar a luz en 1 mes!!!

De estas discusiones pueden salir ideas e iniciativas que permitan la entrega del proyecto, optimizando el tiempo de desarrollo, sin incurrir en costes adicionales inviables.

Si quieres ampliar información sobre estrategias de reducción de costes accede a este enlace.

Este vídeo explica la gestión de los costes en un proyecto. Es una información complementaria a esta entrada si quieres profundizar sobre los costes.

Más información sobre dirección de proyectos en este enlace.

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